Ochrana osobních údajů

1. Správce a kontakt

1.1 Správcem osobních údajů uživatelů Bytovačky je provozovatel aplikace: David Vamvakaš, IČO 17646316, se sídlem Komenského 1655/16, 787 01 Šumperk (dále „my“).

1.2 Ve věcech osobních údajů nám pište na support@bytovacka.cz nebo dopisem na adresu sídla. Pověřence pro ochranu osobních údajů nemáme jmenovaného, protože nám to zákon neukládá.

2. Dvě role: kdy jsme správce a kdy zpracovatel

2.1 Správce jsme u údajů o uživatelích a o platbách. Jde o váš účet (jméno, e-mail, heslo, telefon, nastavení), přihlašování, platby kreditu, komunikaci s podporou a bezpečnostní záznamy. Co a proč zpracováváme, popisuje čl. 3.

2.2 Zpracovatel jsme u údajů domu. Údaje o jednotkách, vlastnících, nájemnících, jejich podílech, platbách a dluzích, hlasování, kontaktech a dokumentech zadává do aplikace dům — společenství vlastníků jednotek (SVJ) nebo vlastník domu s nájemníky — prostřednictvím svého statutárního orgánu (předsedy výboru nebo předsedy společenství). Správcem těchto údajů je dům, který rozhoduje, proč a jaké údaje vede; typicky plní své povinnosti podle občanského zákoníku (seznam vlastníků, svolání shromáždění, vyúčtování) a sleduje svůj oprávněný zájem na správě domu. My tyto údaje zpracováváme jen podle jeho pokynů, tedy tak, jak aplikaci používá. Smlouvou o zpracování osobních údajů podle čl. 28 GDPR mezi domem a námi je čl. 10 obchodních podmínek (bytovacka.cz/obchodni-podminky/); dům ji uzavírá založením domu v aplikaci — na obchodní podmínky a jejich čl. 10 aplikace upozorní před tlačítkem, kterým se dům vytváří — a nemusí uzavírat žádnou další. Aplikace k domu zaznamená, které znění obchodních podmínek bylo přijato (datum jejich účinnosti), kdy a kterým účtem byl dům založen. Dům, který byl do aplikace zaveden jinak nebo před účinností obchodních podmínek, ji uzavírá tím, že jeho statutární orgán (u domu s nájemníky vlastník) obchodní podmínky na naši výzvu přijme, například odpovědí na e-mail.

2.3 Jste-li vlastník jednotky nebo nájemník a chcete vědět, jaké údaje o vás dům vede, nebo je opravit či smazat, obraťte se na statutární orgán svého domu. Můžete napsat i nám — žádost mu předáme a pomůžeme s jejím vyřízením.

3. Jaké údaje zpracováváme, proč a na jakém základě

3.1 Účet uživatele. Jméno, e-mail, heslo (ukládáme jen jeho otisk), případně telefon, jazyk, nastavení oznámení a údaje pro dvoufázové ověření (tajný klíč šifrovaný, záložní kódy jen jako otisk); při registraci také název kampaně nebo webu, ze kterého jste k nám přišli (čl. 5.2). E-mail a heslo jsou pro vedení účtu nezbytné — bez nich účet nezaložíme; jméno potřebujeme, aby vás dům poznal; ostatní údaje jsou dobrovolné. Účel: vedení účtu, přihlašování, oznámení o dění v domě; u názvu kampaně vyhodnocení, které odkazy fungují. Právní základ: plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR; u oznámení oprávněný zájem domu a uživatele na informovanosti a u názvu kampaně náš oprávněný zájem podle písm. f). E-maily a push oznámení o novinkách z domu (oznámení včetně anket a událostí v kalendáři, začátek a konec hlasování, údržba, měsíční odečty) a SMS si vypnete v nastavení účtu. Ostatní e-maily chodí vždy, protože je dům musí doručit nebo se týkají vašeho účtu či toho, co v domě děláte: pozvánky do domu, pozvánky na shromáždění a zápisy z něj, sdělení s doručenkou včetně návrhu k hlasování per rollam, vyúčtování služeb a odpovědi na námitky k němu, upomínky nedoplatku, evidenční list, oznámení o plné moci, přidělené úkoly, upozornění pro ty, kdo dům spravují (včetně dokladu o dobití kreditu), dvoufázové ověření a obnovení hesla.

3.2 Platby kreditu. Dům, částka, datum, stav platby, číslo platby u platební brány, číslo dokladu, účet osoby, která dobití zahájila (její e-mail předáváme platební bráně), a datum účinnosti obchodních podmínek, se kterými souhlasila. Účel: dobití a čerpání kreditu, vystavení dokladu, vedení účetnictví. Právní základ: plnění smlouvy a plnění právní povinnosti (účetní a daňové předpisy). K platbě ukládáme i název a IČO domu v době platby, aby záznam o ní i doklad zůstaly srozumitelné i po zrušení domu (čl. 6). Údaje o platební kartě ani o bankovním účtu plátce nevidíme a neukládáme — zadáváte je přímo platební bráně.

3.3 Údaje domu (jako zpracovatel, viz čl. 2.2). Jednotky a podíly; vlastníci, spoluvlastníci a nájemníci (jméno, e-mail, telefon, adresa pro doručení dopisu, počet osob v jednotce, poznámky) a pozvánky do aplikace; předpisy plateb, platby, dluhy a upomínky, vrácené přeplatky (číslo účtu), vyúčtování služeb a námitky k němu; hlasování per rollam včetně skenů listinných hlasovacích lístků, shromáždění, prezence a plné moci (u zmocněnce jméno, e-mail a datum narození, jsou-li zadány); dokumenty domu, zápisy, závady s fotkami, úkoly, kalendář, ankety, odečty měřidel, výdaje a jejich schvalování, dodavatelé, funkční období členů orgánů domu, smlouvy, záruky a revize; výsledky kontroly insolvence (čl. 3.8), pohyby na účtu domu (čl. 3.7) a záznamy o doručení (čl. 3.5). Fotky u hlášení závad před uložením zmenšíme a odstraníme z nich metadata (EXIF včetně polohy GPS); dokumenty a ostatní přílohy, i skeny hlasovacích lístků, ukládáme tak, jak byly nahrány, včetně jejich metadat.

3.4 Data z katastru nemovitostí. Při zakládání domu a jednou měsíčně u domů se zapnutým hlídáním změn se ptáme Českého úřadu zeměměřického a katastrálního (ČÚZK) na dům a jeho jednotky: posíláme jen jejich označení v katastru a dostáváme číslo listu vlastnictví a probíhající řízení (plomby). Když dům použije placené načtení vlastníků nebo když hlídání zjistí změnu u domu s kreditem, dostaneme z dálkového přístupu ČÚZK také jména a podíly vlastníků; adresy vlastníků, které katastr v sestavě uvádí, neukládáme. ČÚZK přístup eviduje podle svých pravidel. Účel: aktuální seznam vlastníků domu. Právní základ na straně domu: plnění jeho zákonných povinností a oprávněný zájem. ČÚZK je samostatný správce.

3.5 E-maily, SMS a dopisy z aplikace. Odesíláme e-maily (pozvánky, oznámení, hlasování, doručenky, doklady), na přání domu SMS a dopisy s doručenkou, které dům sám vytiskne a předá. Přečtení zaznamenáme jen tehdy, když příjemce na stránce jednorázového odkazu z e-mailu, SMS nebo z QR kódu na dopisu výslovně klikne na „Potvrdit přečtení“, nebo když sdělení otevře v aplikaci po přihlášení. Samotné otevření odkazu se do záznamu o doručení nepromítne, e-maily neobsahují žádné sledovací obrázky ani skryté odkazy a IP adresu ani prohlížeč u potvrzení neukládáme. Jako každý požadavek na web ale otevření odkazu zachytí provozní záznamy serveru (čl. 3.9), včetně adresy stránky s kódem odkazu, času, IP adresy a prohlížeče; používáme je jen k provozu a zabezpečení, ne k doložení doručení, a mažeme je podle čl. 6. Záznam o doručení (komu, kdy a jak sdělení odešlo, zda bylo přečteno nebo potvrzeno, jak byl předán dopis) patří domu. Odkaz v doručence platí 60 dnů.

3.6 Asistent předsedy. Statutární orgán se může asistenta ptát na stanovy domu a zákony a nechat si připravit texty. Ke zpracování službě Claude společnosti Anthropic posíláme: otázku nebo zadání s několika posledními kroky rozhovoru, stanovy domu (dokument druhu „Stanovy a řády“ z Dokumentů, který aplikace pozná jako stanovy, tak jak byl nahrán, tedy i se jmény, která obsahuje) a znění zákonů. Z textu otázky a rozhovoru před odesláním nahradíme e-mailové adresy, telefonní čísla a jména vlastníků, spoluvlastníků a nájemníků domu, které aplikace zná, zástupnými značkami (celé jméno a samotné delší příjmení; samotné křestní jméno nebo krátké příjmení zůstane); údaje z evidence domu (jména, jednotky, podíly, platby) do dotazu nevkládáme. U nás zůstává jen záznam, kdo a kdy se ptal, o jaký druh dotazu šlo a kolik odpověď stála (počty tokenů); otázku ani odpověď neukládáme. Právní základ: plnění smlouvy; u údajů domu jeho pokyn (čl. 2.2).

3.7 Napojení na banku. Pokud dům propojí svůj účet u Fio banky, ukládáme šifrovaně přístupový token, který k tomu dům ve Fio bance vydá (stačí token jen pro čtení; aplikace jím platby nikdy nezadává), a stahujeme pohyby na účtu domu (datum, částka, symboly, číslo účtu a jméno protistrany, zpráva pro příjemce), abychom je spárovali s předpisy plateb. Údaje o plátcích na výpisu jsou údaje domu (čl. 2.2).

3.8 Veřejné rejstříky. Při zakládání domu a u dodavatelů ověřujeme IČO a adresu v registru ekonomických subjektů ARES; posíláme mu IČO, případně adresu domu, ne údaje o vlastnících. Technické údaje o budově čteme z registru adres RÚIAN jen podle kódu adresy (čl. 4.5). Insolvenční rejstřík (ISIR) prověřujeme automaticky jednou měsíčně u všech aktivních domů: společenství podle IČO a vlastníky, kteří mají v aplikaci účet, podle jména a příjmení (datum narození neposíláme). Protože se hledá jen podle jména, může nalezené řízení patřit jinému člověku se stejným jménem — výsledek je podnět k ověření v rejstříku, ne zjištění. K domu ukládáme jméno prověřené osoby a výsledek, u nalezeného řízení spisovou značku, soud, stav řízení, datum zahájení a jméno dlužníka; celý záznam o řízení z rejstříku neukládáme. Každá kontrola přidá nový záznam. Výsledky jsou v aplikaci přístupné jen statutárnímu orgánu domu (předsedovi a členům výboru, nebo předsedovi společenství); na přehledu domu je aplikace zobrazuje předsedovi. Právní základ na straně domu: oprávněný zájem na ochraně pohledávek domu.

3.9 Bezpečnost a provoz. U účtu čas posledního přihlášení a záznamy o dvoufázovém ověření (zapnutí, vypnutí, použití záložního kódu, zablokování po chybných kódech; u vypnutí a u nových záložních kódů i IP adresa); u elektronické plné moci ke shromáždění IP adresa a prohlížeč zmocnitele, které patří k jejímu doložení; u registrace pro push oznámení prohlížeč, abyste zařízení poznali v nastavení; záznam, kdy a které stránky vašeho účtu si při podpoře prohlížel administrátor provozovatele (čl. 7.1); evidence chyb aplikace a nedoručených e-mailů, která může obsahovat e-mailovou adresu; provozní záznamy webového serveru (IP adresa, čas, adresa stránky, prohlížeč) a záznamy aplikace o chybách. Účel: zabezpečení účtů, odhalení zneužití, doložení plné moci, řešení chyb. Právní základ: oprávněný zájem na bezpečném provozu; u plné moci oprávněný zájem domu na jejím doložení.

3.10 Komunikace s podporou. E-maily, které nám pošlete, a naše odpovědi. Účel: vyřízení vašeho požadavku, reklamace nebo žádosti. Právní základ: plnění smlouvy a oprávněný zájem na doložení, co bylo vyřízeno.

3.11 Odkud údaje máme. Od vás, od vašeho domu (statutární orgán zadá vlastníky a nájemníky a pozve je), z katastru nemovitostí, z veřejných rejstříků a — pokud dům napojí svůj účet — z banky domu (pohyby na účtu). Pokud vás do aplikace zadal váš dům, dozvíte se to z pozvánky nebo z prvního oznámení, které vám z aplikace přijde.

3.12 Automatizované rozhodování. Nepoužíváme automatizované individuální rozhodování ani profilování ve smyslu čl. 22 GDPR.

3.13 Ukázkový dům. Ukázkový dům na adrese bytovacka.cz/demo sdílejí všichni návštěvníci pod společnými účty. Nezadávejte do něj skutečné osobní údaje: co do něj kdo napíše, uvidí ostatní návštěvníci, dokud se dům v noci neobnoví do původní podoby.

4. Komu údaje předáváme

4.1 Údaje nikomu neprodáváme. Předáváme je jen službám, bez kterých aplikace nefunguje, a v rozsahu, který daná služba potřebuje:

4.2 Dalšího zpracovatele zapojíme jen tak, že ho doplníme do této tabulky a statutární orgány domů o tom informujeme nejméně 30 dnů předem.

4.3 Mimo Evropský hospodářský prostor předáváme údaje jen službám Anthropic (otázku a rozhovor bez kontaktů a jmen lidí z domu, stanovy domu tak, jak byly nahrány, a znění zákonů) a GitHub (výsledky provozních dotazů do databáze) a případně službám push oznámení; vždy na základě standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí nebo jiného nástroje podle kapitoly V GDPR.

4.4 Údaje můžeme předat orgánům veřejné moci, pokud nám to ukládá zákon.

4.5 Bez osobních údajů používáme ještě jednu službu: technické údaje o budově (počet bytů a podlaží, způsob vytápění, rok dokončení) čteme z veřejného nahlížení do registru adres RÚIAN, které provozuje ČÚZK (dostane jen kód adresy).

4.6 Služby, které si zvolíte sami. Přidáte-li si kalendář domu do kalendáře v telefonu nebo do Google Kalendáře, stahuje ho ta služba z vašeho soukromého odkazu a zpracovává podle svých podmínek; odkaz můžete v aplikaci kdykoli zrušit nebo vyměnit za nový.

5. Cookies a úložiště prohlížeče

5.1 Web ani aplikace nenastavují žádné cookies — vlastní ani třetích stran — a nepoužívají žádnou analytiku, žádné reklamní ani sledovací nástroje a žádné skripty či písma načítané z cizích serverů. Na stránce platební brány GoPay platí její pravidla.

5.2 Aplikace ukládá do úložiště vašeho prohlížeče (localStorage) to, co potřebuje k fungování: přihlašovací token a základní údaje vašeho účtu (jméno, e-mail, telefon, role a nastavení), zvolený jazyk, naposledy vybraný dům a drobná nastavení zobrazení (například skrytý úvodní průvodce nebo naposledy otevřenou záložku). Jen po dobu otevřené karty (sessionStorage) si pamatuje rozpracované zakládání domu a návrat z platební brány. Registraci pro push oznámení drží prohlížeč sám; zapnete a vypnete ji v nastavení. Navíc aplikace — k fungování to potřeba není — uloží do localStorage název kampaně nebo webu, pokud jste přišli z odkazu v naší kampani nebo z jiného webu; aplikace bez něj funguje stejně a nám slouží k vyhodnocení, které odkazy fungují. Tyto údaje zůstávají ve vašem prohlížeči s jedinou výjimkou: název kampaně odešle registrační formulář spolu s registrací a uložíme ho k vašemu účtu (čl. 3.1), abychom věděli, odkud jste přišli — žádná třetí strana se to nedozví. Odhlášením se z prohlížeče smaže token a údaje účtu a zruší se registrace pro push oznámení v tomto prohlížeči; jazyk, vybraný dům, nastavení zobrazení a název kampaně zůstanou, dokud data webu v prohlížeči nevymažete.

6. Jak dlouho údaje uchováváme

7. Jak údaje chráníme

7.1 Veškerý přenos dat je šifrován (TLS, HTTPS). Hesla a záložní kódy ukládáme jen jako otisk, přístupové tokeny k bankám a tajné klíče dvoufázového ověření šifrované. Účty lze chránit dvoufázovým ověřením. Fotky u hlášení závad ukládáme bez metadat (čl. 3.3). Přístup k serveru a databázi mají jen osoby, které ho k provozu potřebují, a jsou vázány mlčenlivostí. Administrátor provozovatele může kvůli podpoře zobrazit aplikaci tak, jak ji vidí uživatel, jen pro čtení — nic v ní nezmění — a každé takové zobrazení zaznamenáváme (čl. 3.9). Databázi denně zálohujeme.

7.2 Pokud by došlo k porušení zabezpečení, které ohrozí vaše práva, oznámíme to Úřadu pro ochranu osobních údajů do 72 hodin a vám bez zbytečného odkladu; domům jako správcům dáme vědět vždy.

8. Vaše práva

8.1 Máte právo na přístup ke svým údajům, na jejich opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost, právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu a právo odvolat souhlas tam, kde je zpracování na souhlasu založeno (odvolání nemá vliv na zpracování před ním).

8.2 Práva uplatníte e-mailem na support@bytovacka.cz, nejlépe z adresy, kterou máte v aplikaci registrovanou; jinak si vaši totožnost ověříme. Odpovíme do jednoho měsíce; u složitých žádostí lze lhůtu prodloužit o další dva měsíce, o čemž vás informujeme. Jméno, telefon, jazyk, heslo a oznámení změníte sami v nastavení účtu; změnu e-mailu, kterým se přihlašujete, kopii vašich údajů a zrušení účtu vyřídíme na žádost e-mailem — zrušení do 30 dnů (čl. 9 obchodních podmínek).

8.3 Údaje, které o vás vede váš dům (čl. 2.2), spravuje dům; žádost mu předáme a pomůžeme mu ji vyřídit.

8.4 Máte právo podat stížnost u dozorového úřadu: Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, e-mail posta@uoou.gov.cz, datová schránka qkbaa2n, web uoou.gov.cz. Budeme rádi, když se nejdřív ozvete nám.

9. Změny

9.1 Tyto zásady můžeme změnit, když přidáme funkci nebo službu třetí strany nebo když se změní zákon. Nové znění zveřejníme zde s datem účinnosti; o podstatných změnách informujeme e-mailem. Účinné od 1. 11. 2026.